El Manual de Organización tiene por objeto integrar en un solo documento, la información básica relativa a los antecedentes, marco jurídico-administrativo, atribuciones, estructura orgánica, los objetivos y funciones de la organización.
Con la idea de contribuir a la orientación del personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas unidades administrativas. Para poder elaborar un manual es necesario saber qué es y para qué sirve. De acuerdo a Miguel Duhalt (1997) los manuales de organización exponen con detalle la estructura de la organización y señalan los puestos y la relación que existe entre ellos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad, responsabilidad, las funciones y actividades de los órganos de la institución. Generalmente contiene gráficas de organización, descripción de trabajo, cartas límite de autoridad, etc. El Manual de Organización es un documento oficial que se utiliza como instrumento técnico- administrativo cuyo propósito es, el de describir la estructura general de la organización de forma sistémica, así señalar explícitamente las funciones y responsabilidades asignadas a cada unidad administrativa y orgánica.
Base normativa que sustenta la elaboración de manuales de organización:
La Ley Orgánica para el Poder Ejecutivo del Estado de Guanajuato (2017), en su artículo 22, fracción II establece la obligación de las dependencias del Poder Ejecutivo de:
Elaborar y difundir los manuales de organización, de procedimientos y de servicios al público, necesarios para su funcionamiento. Estos instrumentos de apoyo contendrán información sobre los procedimientos administrativos que se establezcan para facilitar la prestación del servicio. Los manuales de organización deberán publicarse en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado, y los de procedimientos y de servicios al público deberán estar disponibles para consulta de los usuarios y de los propios servidores públicos, en medios electrónicos institucionales.
Por otro lado, la misma Ley establece como en su artículo 32, fracción III, a la Secretaría de la Transparencia y Rendición de Cuentas como la dependencia encargada del mejoramiento de la administración pública, y en su inciso b): Organizar y coordinar el desarrollo administrativo integral en las dependencias y entidades de la Administración Pública Estatal y emitir las normas para que los recursos humanos, patrimoniales y los procedimientos técnicos de la misma, sean aprovechados y aplicados, con criterios de eficacia, legalidad, eficiencia y simplificación administrativa; así como, realizar o encomendar las investigaciones, estudios y análisis necesarios sobre estas materias; en el ámbito de su competencia;
Objetivos Específicos del Manual de Organización:
- • Presentar una visión de Conjunto de la organización, es decir, definir la estructura orgánica formal de la institución que establezca los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional.
- • Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo y duplicidad de funciones.
- • Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la institución.
- • Favorecer el ahorro de tiempo, recursos y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones.
- • Asegurar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.
- • Facilitar el reclutamiento y selección de personal.
- • Servir como orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas unidades funcionales.
- • Propiciar un mejor aprovechamiento de los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos.
- • Identificar los procedimientos vitales, es decir, los procedimientos que agregan valor a la organización para documentarlos e institucionalizarlos.
